タイムカードのエクセル転記作業をなくす現実的な方法
2026-02-03
タイムカードのエクセル転記作業は時間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務です。労務管理のためミスをするわけにいかない部分であり苦労されている方も多いのではないでしょうか？エクセル転記作業をなくすための方法は主に３種類に分けられます。
エクセル転記作業がなくせるパターン
- デジタルのタイムカード管理ツールに移行する
- デジタルで出力できるタイムカードレコーダーの導入
- 紙のタイムカードを文字認識で読み取り自動でエクセル転記
デジタルのタイムカード管理ツールに移行する
メリット
- 打刻のミスがなければ完全に自動化できる
- 転記作業だけでなく残業代などすべて自動計算してくれる
デメリット
- ランニングコストが高い
- 打刻方法が大幅に変わるため、はじめはトラブルが出る可能性
- エラーが出たときにパソコンに詳しい人が必要になる
現在の王道のトレンドといえる方法です。デジタル化することでアナログの紙からデジタルへ手入力するような作業がなくなります。ツールから時刻データをエクセル用に出力することもできます。
最大のメリットは勤怠管理に関することをフルパッケージですべてやってくれることです。残業代、深夜帯の割り増し賃金なども含めて自動で計算してくれます。
ただし多くの勤怠管理システムがありますが無料のものは少なく、スタッフ一人当たり月額100円～300円ほどのコストがかかるケースが多いです。アルバイトスタッフを数百人以上雇用している会社であれば、月額で数万円のコストになります。デジタルに移行するメリットは多いですがランニングコストがかかる方法です。
打刻方法も紙のタイムカードをレコーダーに差し込む方法から、カードをかざす方法やアプリで打刻ボタンをクリックする方法など大幅に変わるので、やり方がわからない従業員がはじめはでてくるかもしれません。エラーが出たときの対処にもパソコンの知識が必要になるケースがあります。
デジタルで出力できるタイムカードレコーダーの導入
メリット
- 今までと打刻方法が変わらない
- データの取り込み方法がわかりやすい
デメリット
- 買い切りだが値段がかなり高額
タイムカードレコーダーには紙への印字のみしてくれるものと内部でデジタルデータとして時刻を保存してくれるものと分かれています。データはサーバー経由でダウンロードしたりSDカードをパソコンに差し込むことでデータを取り込んだりできます。どちらもエクセルにすぐ取り込める形式になっているので簡単です。打刻方法が今までと変わらない点も従業員にはありがたいでしょう。
時刻データを保存してくれるタイムカードレコーダーは時刻を印字するだけのシンプルなタイムカードレコーダーに比べるとかなり高価です。高いものであれば１台で10万円を超えるものもあるため、ランニングコストがかからないとはいえ導入のハードルは高いです。
紙のタイムカードを文字認識で読み取り自動でエクセル転記
メリット
- コストが安い
- 今までと打刻方法が変わらない
デメリット
- 文字認識を間違えて違う時刻になる場合がある
- ダブルチェックが必要なので完全に自動化できない
文字認識での読み取りにはChatGPTなどのAIチャットツールを使う方法と、AIOCRという専用の文字認識に特化したツールを使う方法があります。
紙のタイムカードの画像を数十枚以上データ化するのであれば、どちらも月額料金のランニングコストはかかります。月額は1000円～数万円と幅広いですが、一番安い方法ならChatGPTやGeminiの有料プランに加入する方法がよいでしょう。月額2000円以下で加入できます。AIOCRツールのほうが専用ツールとして精度やデータ化のスピードは速いですが、高価な場合が多いです。
ただし文字認識は正しく数字を読み取れないケースもあるので、手動での入力のときと同様にダブルチェックの手間がかかります。完全に自動化することはできません。
コスト面では文字認識の読み取りは比較的安いランニングコストで導入することができます。
月額550円のAIOCR
当サイト「タイムカードOCR」は月額550円で利用できるAIOCRです。１日３回まで無料で利用できますのでぜひ利用してみてください。
AIチャットツールの有料プランは月額1000円以上するなか、専用のAIOCRとして月額550円で利用できる点が強みです。
自分自身が紙のタイムカードのデータ化に苦労した経験から作ったツールで2024年10月から多くのユーザーに利用していただいています。どうしてもサーバー代のコストがかかり無料での提供はできませんが、低コストでのタイムカードのデータ化をお探しの方には利用していただきたいツールです。